تسهیلگری اجتماع محور (داشته محوری)
نوشته هایی در باره تسهیلگری و رویکرد داشته محور در توسعه محلی به قلم سعید نوری نشاط
چگونه یک جلسه مؤثر برگزار کنیم ؟
این پرسشی که چند بار از من پرسیده شده است و البته بارها دیده ام که چگونه یک جلسه به شکل مؤثری پیش نمی رود. نکته نخست این است که پیش از جلسه به فکر برگزاری یک جلسه مؤثر باشید. البته می شود در حین جلسه، تلاش کرد که جلسه مؤثرتر شود اما واقع این است که باید پیش از جلسه به آن بیاندیشیم.
نکته دوم و شاید مهم ترین پرسش این است که بپرسیم چرا این جلسه برگزار می شود؟ هدف از برگزاری جلسه چیست؟ هدف گذاری باید پیش از جلسه صورت گیرد و تا جایی که می شود شرکت کنندگان در جلسه از پیش بدانند هدف از برگزاری جلسه جیست (یا پرسش های اصلی جلسه چیست). نکات دیگری که می توان پرسید چنین است؟
- مدت زمان جلسه چقدر است ؟
- شرکت کنندگان چه کسانی هستند؟
- کسی که جلسه را راهبری می کند یا تسهیل می کند چه کسی است ؟
- محل برگزاری کجاست و مناسب این جلسه است یا خیر؟
- آیا متناسب با موضوع جلسه، ابزارها یا امکاناتی که برای جلسه لازم است، فراهم است؟
اینک باید با توجه به هدف یا اهداف جلسه، و با در نظر گرفتن مدت زمان جلسه، و با توجه به امکانات موجود، فرایند جلسه را مشخص کنیم. جلسه چگونه شروع می شود، چگونه پیش می رود، و چطور باید پایان بپذیرد. ممکن است در جلسه مسائلی مطرح شود یا چالش هایی پیش آید، و در این صورت لازم است آمادگی لازم برای این چالش ها فراهم آید. مثلا اگر زمان جلسه کافی نبود، چه باید کرد؟ یا مثلا اگر یکی از شرکت کنندگان به هر دلیلی در جلسه شرکت نکرد، چه باید کرد؟ یا اگر پرسش هایی در جلسه مطرح شد که پاسخگویی به آنها مقدور نبود، چه باید کرد. این ها مسائلی است که باید از قبل به آن اندیشید و راه حل هایی را متناسب با شرایط جلسه در نظر داشت.
شاید لازم باشد یک وایت برد یا کاغذ بزرگ برای نوشتن یا خلاصه نظرات مطروحه پیش بینی کرد که در معرض دید شرکت کنندگان باشد، چیزی که من به آن گاهی «دسک تاپ مشترک» می گویم یعنی صفحه ای که شرکت کنندگان بتوانند براحتی آن را ببینند و منعکس کننده نظرات مطروحه در جلسه باشد.
دیده ام که گاهی برخی از تسهیلگران یک چک لیست برای طراحی فرایند برگزاری جلسات مؤثر تهیه می کنند تا فراموش نکنند که همه چیز را در نظر گرفته اند. موضوع دیگر مستندسازی جلسه است که باید برای عکاسی (در صورت لزوم) یا جمع بندی نهایی جلسه (که به مستندسازی جلسه کمک می کند) یا تدوین گزارش جلسه یا تهیه صورتجلسه اندیشید. برخی از جلسات واقعا نیازمند گزارش جلسه یا صورتجلسه (در صورتی که تصمیمی گرفته می شود) هستند و در این صورت باید از قبل تقسیم کاری صورت گیرد تا کسی که باید جلسه را مستند کند یا گزارش جلسه را تهیه می کند یا باید صورتجلسه را بنویسید مشخص باشد.
نکته آخر این است که بعد از جلسه در یک زمان مؤثر بتوانید به ارزیابی جلسه برگزار شده بپردازید و از درس های آن برای برگزاری بهتر جلسات بعدی استفاده کنید.